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Privacy Policy

Last updated: August 2026 · Version 1.1

In short: we run EasyVoice from the EU under GDPR. We collect only what we need to deliver the service, store call data in EU data centres, sign DPAs with enterprise customers, and never sell personal data.

Contents

1. Data controller

The data controller responsible for processing your personal data on this website and in the EasyVoice product is:

Emergo Technologies GmbH
Egger-Lienz-Straße 116, 6020 Innsbruck, Austria
Email: office@emergo.dev
Phone: +43 660 1414213

2. What data we collect

When you visit easy-voice.ai

  • Standard server log data (IP address, browser type, time, requested URL) — needed to deliver the page
  • Language preference and your cookie decision (stored locally in your browser via localStorage, not transmitted to us)
  • Only if you consent: Google Analytics usage data and analytics cookies — see §5. Nothing analytics-related is stored or transmitted until you accept.

When you book a demo via Calendly

  • Name, email, calendar availability, any custom answers you provide
  • Processed by Calendly LLC (US) under their own privacy terms

When you call our AI demo line

  • The phone number you called from, call audio, call transcript
  • Used solely to demonstrate EasyVoice; deleted within 30 days

When you become a customer

  • Account data (name, work email, company, role)
  • Call recordings, transcripts and extracted data from your AI agent's interactions
  • Billing information (handled by our payment provider)

3. Purpose & legal basis

We process personal data on the following legal bases (Art. 6 GDPR):

  • Contract performance (Art. 6(1)(b)): running EasyVoice for our customers, scheduling demos, responding to enquiries.
  • Legitimate interest (Art. 6(1)(f)): securing our infrastructure, preventing fraud, improving the product.
  • Consent (Art. 6(1)(a)): recording calls in the demo line, optional website analytics via Google Analytics (§5). You can withdraw consent at any time.
  • Legal obligation (Art. 6(1)(c)): retaining invoices and accounting records under Austrian commercial law.

4. Storage & retention

Customer data is processed and stored exclusively in EU data centres operated by reputable European cloud providers. For enterprise customers we also offer on-premise deployment, in which case all data stays inside your environment.

  • Demo line recordings: 30 days, then automatic deletion.
  • Calendly bookings: kept until the meeting is concluded plus 12 months for follow-up.
  • Customer call data: kept according to the Data Processing Agreement signed with the customer.
  • Invoices & accounting: 7 years (Austrian commercial law requirement).

5. Third-party services

Calendly (booking widget)

We embed a Calendly widget on the contact section to let you book a demo. Calendly may process your IP, browser data, name and email. Provider: Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Calendly privacy policy. Data transfers to the US are covered by Standard Contractual Clauses.

Google Analytics 4 (only with your consent)

To understand how this website is used, we use Google Analytics 4 (measurement ID G-9XF0RH80SW). Provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, with Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) as sub-processor.

  • Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR and § 165(3) TKG 2021). We use Google Consent Mode v2 with analytics_storage set to denied by default — until you accept, no analytics cookies are written and no analytics data is sent to Google.
  • Cookies set after you accept: _ga and _ga_9XF0RH80SW, both with a lifetime of 2 years, used to distinguish visitors and sessions.
  • Data processed: pages viewed, referrer, approximate location derived from a truncated IP address, device and browser type, and interaction events. We have not enabled Google Signals, advertising features, or cross-device tracking.
  • Third-country transfer: data may be processed in the USA. Google LLC is certified under the EU-US Data Privacy Framework; transfers are additionally covered by Standard Contractual Clauses.
  • Withdrawing consent: use the Cookie settings link (also in the footer of every page) at any time. Declining immediately stops collection and deletes the analytics cookies. You can also install Google's browser opt-out add-on.

Google's own privacy information: policies.google.com/privacy.

Web fonts

All fonts are self-hosted and served from our own European infrastructure. We do not load fonts from Google's CDN or any other third-party font service, so no font request transmits your IP address to a third country.

Hosting

Our website and customer infrastructure run on European cloud infrastructure. We sign Data Processing Agreements with our providers.

6. Your rights

Under GDPR (Art. 15–22) you have the right to:

  • Access — request a copy of the data we hold about you
  • Rectification — ask us to correct inaccurate data
  • Erasure — request deletion ("right to be forgotten")
  • Restriction — limit how we process your data
  • Portability — receive your data in a portable format
  • Objection — object to processing based on legitimate interest
  • Withdraw consent — at any time, for processing based on consent. For website analytics, use the Cookie settings link in the footer of any page.
  • Lodge a complaint — with the Austrian Data Protection Authority (Datenschutzbehörde, dsb.gv.at)

To exercise any of these rights, write to office@emergo.dev.

7. Security

EasyVoice is engineered for regulated industries. We apply technical and organisational measures including:

  • Encryption in transit (TLS 1.3) and at rest (AES-256)
  • Role-based access control and full audit logs
  • EU-only data residency
  • ISO 27001-aligned information security controls
  • Regular penetration testing and vulnerability scanning
  • Data Processing Agreements with all sub-processors

8. Changes to this policy

We may update this policy as our service evolves. Material changes will be announced on this page; we recommend reviewing it periodically. The "last updated" date at the top reflects the latest revision.

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026 · Version 1.1

Kurz gesagt: Wir betreiben EasyVoice aus der EU unter der DSGVO. Wir erheben nur, was wir zur Erbringung des Dienstes benötigen, speichern Anrufdaten in EU-Rechenzentren, schließen AVV mit Enterprise-Kunden ab und verkaufen niemals personenbezogene Daten.

Inhalt

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im EasyVoice-Produkt ist:

Emergo Technologies GmbH
Egger-Lienz-Straße 116, 6020 Innsbruck, Österreich
E-Mail: office@emergo.dev
Telefon: +43 660 1414213

2. Welche Daten wir erheben

Beim Besuch von easy-voice.ai

  • Standard-Server-Logdaten (IP-Adresse, Browser-Typ, Zeit, aufgerufene URL) — notwendig zur Auslieferung der Seite
  • Spracheinstellung und Ihre Cookie-Entscheidung (lokal im Browser via localStorage gespeichert, nicht an uns übertragen)
  • Nur mit Ihrer Einwilligung: Nutzungsdaten und Analyse-Cookies von Google Analytics — siehe §5. Bis zu Ihrer Zustimmung werden keine Analysedaten gespeichert oder übertragen.

Bei Demo-Buchung via Calendly

  • Name, E-Mail, Kalenderverfügbarkeit, benutzerdefinierte Antworten
  • Verarbeitung durch Calendly LLC (USA) gemäß deren Datenschutzbestimmungen

Bei einem Anruf auf unsere KI-Demo-Leitung

  • Anrufende Telefonnummer, Anrufaudio, Anruftranskript
  • Nutzung ausschließlich zur Demonstration von EasyVoice; Löschung innerhalb von 30 Tagen

Als Kunde von EasyVoice

  • Kontodaten (Name, geschäftliche E-Mail, Unternehmen, Rolle)
  • Anrufaufzeichnungen, Transkripte und extrahierte Daten aus den Interaktionen Ihres KI-Agenten
  • Rechnungsdaten (über unseren Zahlungsanbieter)

3. Zweck & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO):

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Betrieb von EasyVoice für unsere Kunden, Terminvereinbarungen, Beantwortung von Anfragen.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Absicherung unserer Infrastruktur, Betrugsprävention, Produktverbesserung.
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Aufzeichnung von Demo-Anrufen, optionale Website-Analyse via Google Analytics (§5). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen gemäß österreichischem Handelsrecht.

4. Speicherung & Aufbewahrung

Kundendaten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren renommierter europäischer Cloud-Anbieter verarbeitet und gespeichert. Für Enterprise-Kunden bieten wir auch On-Premise-Deployment an — in diesem Fall verlassen Daten Ihre Umgebung nicht.

  • Demo-Leitung-Aufzeichnungen: 30 Tage, dann automatische Löschung.
  • Calendly-Buchungen: bis zum Abschluss des Termins zzgl. 12 Monate für Follow-up.
  • Kunden-Anrufdaten: gemäß abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
  • Rechnungen & Buchhaltung: 7 Jahre (gesetzliche Anforderung).

5. Drittanbieter

Calendly (Buchungs-Widget)

Wir binden ein Calendly-Widget im Kontaktbereich ein, damit Sie einen Demo-Termin buchen können. Calendly kann Ihre IP, Browser-Daten, Namen und E-Mail verarbeiten. Anbieter: Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Calendly-Datenschutzerklärung. Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

Google Analytics 4 (nur mit Ihrer Einwilligung)

Um zu verstehen, wie diese Website genutzt wird, setzen wir Google Analytics 4 ein (Mess-ID G-9XF0RH80SW). Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, mit Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) als Unterauftragsverarbeiter.

  • Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021). Wir verwenden Google Consent Mode v2 mit analytics_storage standardmäßig auf denied — bis Sie zustimmen, werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Analysedaten an Google übertragen.
  • Cookies nach Ihrer Zustimmung: _ga und _ga_9XF0RH80SW, jeweils mit einer Laufzeit von 2 Jahren, zur Unterscheidung von Besuchern und Sitzungen.
  • Verarbeitete Daten: aufgerufene Seiten, Referrer, ungefährer Standort aus einer gekürzten IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp sowie Interaktionsereignisse. Google Signals, Werbefunktionen und geräteübergreifendes Tracking sind nicht aktiviert.
  • Drittlandübermittlung: Daten können in den USA verarbeitet werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung ist zusätzlich durch Standardvertragsklauseln abgesichert.
  • Widerruf: jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen (auch im Footer jeder Seite). Eine Ablehnung stoppt die Erhebung sofort und löscht die Analyse-Cookies. Zusätzlich können Sie das Browser-Add-on von Google installieren.

Datenschutzinformationen von Google: policies.google.com/privacy.

Web-Schriftarten

Alle Schriftarten werden selbst gehostet und von unserer eigenen europäischen Infrastruktur ausgeliefert. Wir laden keine Schriftarten vom Google-CDN oder einem anderen Drittanbieter-Dienst — daher übermittelt kein Schriftarten-Abruf Ihre IP-Adresse in ein Drittland.

Hosting

Unsere Website und Kundeninfrastruktur laufen auf europäischer Cloud-Infrastruktur. Mit unseren Anbietern schließen wir AVV ab.

6. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO (Art. 15–22) haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft — Kopie der zu Ihrer Person gespeicherten Daten
  • Berichtigung — Korrektur unrichtiger Daten
  • Löschung — „Recht auf Vergessenwerden"
  • Einschränkung — der Verarbeitung Ihrer Daten
  • Datenübertragbarkeit — Erhalt Ihrer Daten in portablem Format
  • Widerspruch — gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
  • Widerruf der Einwilligung — jederzeit, für einwilligungsbasierte Verarbeitungen. Für die Website-Analyse nutzen Sie den Link Cookie-Einstellungen im Footer jeder Seite.
  • Beschwerde — bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at)

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an office@emergo.dev.

7. Sicherheit

EasyVoice ist für regulierte Branchen konzipiert. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:

  • Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3) und at Rest (AES-256)
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle und vollständige Audit-Logs
  • EU-only Datenhaltung
  • Informationssicherheits-Kontrollen ausgerichtet an ISO 27001
  • Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellen-Scans
  • Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Sub-Prozessoren

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung im Laufe der Zeit anpassen. Wesentliche Änderungen werden auf dieser Seite angekündigt; bitte überprüfen Sie sie regelmäßig. Das „Stand"-Datum oben spiegelt die letzte Aktualisierung wider.